Réunion du Conseil d’Administration.
COMPTE RENDU DE REUNION DU CONSEIL d’ADMINISTRATION
DATE : 25 avril 2023 – à 16h00
Lieu : Salle 27 bd Joffre – 30300 BEAUCAIRE – 1er étage.
Secrétaire de Séance : Jean F
ORDRE DU JOUR : QUESTION 1 : MADRID – 2 BUDGET DE FIN DE SAISON – 3 : SORTIES –QUESTIONS DIVERSES
ETAIENT PRESENTS, Membres Elus : Marité M, Eliane P, Jean F, Christine C, Charles M, Michèle N, Geneviève P, Brigitte P, Lucienne B, Daniel P, Liliane B, Martine L.
Sont excusés : Raphaël S, Catherine.
QUESTION 1 : MADRID
Michèle présente les problèmes rencontrés lors du voyage à Madrid et elle tient surtout à remercier tous les participants de leur attitude positive devant ces imprévus. Aucun recours n’étant possible auprès des Assurances et Ibéria, chaque participant a dû faire un effort financier et La Culturothèque aussi.
Chacun souligne que le séjour s’est très bien déroulé ainsi que le rapatriement en bus le dimanche.
D’autre part, concernant ces obligations de paiements imprévus, des sommes ont été payées en Espagne par la carte bleue de Michèle. Les écritures comptables concernant ce voyage sont présentés au CA afin de transparence.
Le CA approuve les comptes à l’unanimité.
QUESTION 2 : BUDGET
Jean informe que le budget sera serré d’ici la fin de la saison, mais les prévisions permettent de le clore avec un solde positif. Donc pas de souci.
Il faut aussi espérer que les subventions prévues seront virées sur notre compte.
Martine s’est renseigné pour avoir une subvention du département et Michèle a déjà fait les démarches : on devrait obtenir 300 €.
L’analyse des dépense démontre toutefois qu’il faut trouver des solutions afin de réduire chaque dépense pour la saison suivante, surtout celle des sorties et mieux les adapter à la demande.
QUESTION 3 : SORTIES
En effet, Michèle informe que pour la première fois des bus concernant des sorties du jeudi n’ont pas été remplis et c’est la raison qui a entraîné un décalage dans le budget. D’autre part elle a dû annuler des sorties en co-voiturage faute de participants suffisants ce qui aurait entraîné des dépenses supplémentaires.
Il apparaîtrait que la mentalité des adhérents évolue (il n’y a pas qu’à La Culturothèque que ce phénomène est constaté) et de ce fait il faut effectivement s’adapter et revoir l’organisation pour les sorties de la saison suivante.
Michèle informe également que les prestataires ont aussi revu les conditions de réservation et qu’il faut toujours payer d’avance ou avec des acomptes avec des contrats à signer conditionnant des annulations avec délai.
Il est discuté d’ouvrir nos sorties aux non adhérents.
Il a été retenu dans un premier temps qu’une seule sortie serait organisée par mois avec une limitation à 30 personnes (avec possibilité de s’adapter suivant la demande) et que les sorties en co-voiturage ne seront proposées que occasionnellement. A revoir éventuellement ce point lors de notre réunion du 13 juin lors de la préparation de la saison prochaine.
QUESTION 3 : Augmentation tarifs
Lors de l’Assemblée générale la nécessité d’augmenter les tarifs avait été soulevée.
Notre trésorier argumente que les prix de tous les prestataires ont considérablement augmenté.
A l’unanimité, le conseil demande d’augmenter les sorties de 5 €.
La participation des sorties bus sera donc de 25 € et la participation des sorties co-voiturage sera de 10 €.
La cotisation annuelle reste à 50 €.
QUESTION DIVERSES
1 – Jean va prendre contact avec notre banque pour avoir un contrat qui permette une gestion en ligne plus pratique (paiement CB en ligne, faire des virements et obtenir un plafond de paiement CB supplémentaire pour certaines occasions –voyages-).
2 -Michèle informe le conseil des problèmes rencontrés avec JOINLY. Jean va prendre contact avec Hello Asso pour voir si ce service ne serait pas mieux adapté pour notre gestion.
3 – discussion du repas de fin d’année. Les avis sont mitigés.
Aucune autre question n’étant à l’ordre du jour, la séance est levée à 17H30.
Prochaine réunion du CA : le 13 juin à 14h00.