Assemblée Générale

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 18 OCTOBRE 2022
Voir ici les photos.
Voir ici l’article paru sur le fil info de la Mairie de Beaucaire.
ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 18 OCTOBRE 2022
La séance est ouverte à :17H10
Les membres du Bureau et les membres du Conseil d’Administration assistent la Présidente pour le déroulement de l’Assemblée.
Avant d’ouvrir la séance, La Présidente remercie
Monsieur le Maire de Beaucaire, Monsieur Julien Sanchez et Madame THIEULOY Marie-Pierre, Conseillère Municipale déléguée aux Associations, de leur présence.
les Membres du Conseil d’Administration pour leur constant soutient, notamment  face aux conséquences de la pandémie de la Covid19 ainsi que de leur travail tout au long de ces années si particulières et celle de la saison associative 2021/2022.
tous les Responsables d’Activités, les animateurs Gym et Rando pour tout le travail accompli, sans oublier de souligner leur passion à organiser des activités de qualité.
tous les membres qui ont soutenu l’association durant cette période de transition.
les membres présents à cette Assemblée

Carnet Noir : André  Domenech nous a quittés. Il faisait partie des membres actifs du Conseil d’Administration où il  a assuré un grand  rôle dans le Conseil durant de nombreuses Années.
L’Assemblée adresse également ses condoléances à de nombreux Adhérents qui ont perdu un membre proche de leur famille (mère, père, enfant, mari…) durant la saison associative 2021/2022.

Avant de passer à l’ordre du jour, La Présidente demande si une (ou des) question(s) complémentaires doivent être mis en complément à l’ordre du jour par un ou des membres de l’Association.
Elle invite aussi les adhérents qui le désirent  à se présenter au Conseil d’Administration.

Les questions à l’ordre du jour :
1 – Rapport d’activité 2 – Rapport moral  3 – Bilan financier 4 – Budget prévisionnel 5 –  Election de nouveaux membres du Conseil d’Administration – 6 Questions diverses.

Conformément aux Statuts, l’A.G. ordinaire se réunit chaque année au mois d’octobre. Les convocations avaient été notifiées sur le programme pour tous les membres.
La feuille de présence fait état d’un nombre suffisant car suivant les statuts le tiers des membres à jour de leur cotisation  (142 membres à jour de leur cotisation), plus 1 suffisent à l’A.G. pour délibérer valablement  (47 membres présents + 20 pouvoirs).
La séance est ouverte.
NOMBRE D’ADHERENTS en 2021/2022 : 132  (86 en 2020/2021 – 197 en 2019/2020) – Nombre de licenciés : 94
1 – RAPPORT D’ACTIVITES :
187 randonnées   +  3 séjours/voyages (Ardèche – Lyon et Lozère) – 34 conférences  – 17 sorties culturelles – 8  séances Club Informatique + aides personnelles à domicile + le site de La Culturothèque (+ de1000 Clics/jour)  – 37  Séances de Jeu de Scrabble  – 32 séances du Club de Gym.
Une nouveauté cette année : Cours de Dessin et Peinture. Cours payants (85,00 € les 10 séances)  – 20 séances.
Si on ajoute toutes les activités exceptionnelles :
Deux journées Thalasso – Journée des Associations Mairie de Beaucaire – Café de Bienvenue
Semaine de la Randonnée (Cdrp 30)  – Fête de la Randonnée (Cdrp 30)  – Téléthon (CCAS Beaucaire)  – 2 LOTOS –  3 Repas groupe (Marignane – Salon – Croisière)    – 1 apéritif dégustation  – 1 repas commun rando  – 1 repas saucisses rando  et galette des  rois – 1 Journée Rando Solidaire (Secours Populaire – Cdrp30) –  1 goûter de Noël salle – 1 goûter Crêpes salle – partage galette des rois (salle) – Différents moments de convivialités : boissons ou glaces dans des cafés.  1 stage Rando Santé® organisé et géré par deux formateurs FFRandonnée adhérents à La Culturothèque.  1 adhérent a participé à ce stage.
La Culturothèque n’a pas chômé !  379 activités pour la saison 2021 2022
Bilan de la saison :
On a donc repris toutes les activités d’avant la pandémie et, toutes ont obtenues un bon résultat.
Un bilan très encourageant car une très bonne participation à toutes les activités.
Chacun des adhérents à ses habitudes, en moyenne chacun participe à 2 activités par semaine, c’est important de le noter,  car, chaque semaine la gestion s’effectue pour environ 180/200 personnes.
A noter, chose importante, que tous les Bus ont été complets lors des sorties, par contre pour les sorties en co-voiturage, c’est dommage qu’il n’y ait pas plus eu plus de participants.
Le rapport d’activité est mis au vote : adopté à l’unanimité

2 – Rapport moral.
Un nombre important des adhérents n’avaient pas repris leur adhésion en raison de la menace Covid. Très peu à cause du Pass Sanitaire (4).
Beaucoup moins de participants aux conférences du fait du port du masque et de la crainte de la Covid.
Mais les responsables d’activités et les animateurs randonnées (même si il y a eu des absents parmi les animateurs) n’ont pas baissé les bras  et les adhérents  qui ont participé régulièrement ont pu « s’évader » et garder un bon moral.
Et surtout… la bonne ambiance légendaire n’a pas faibli.
Bilan Covid 19 : Les gestes barrières ont été bien appliqués. Quelques personnes ont été atteintes, mais par contamination hors association et les adhérents ont bien été « responsables » en se confinant. Il n’y a pas eu de cluster au sein de La Culturothèque.
Le rapport moral est mis au vote :adopté à l’unanimité.

3 – Rapport financier :
Jean, notre Trésorier,  Présente le compte d’Exploitation.
Il fait état d’un compte d’exploitation déficitaire de 4220,55 €, mais souligne que les soldes positifs des années précédentes ont motivé ce résultat.
Il insiste sur les sommes importantes dépensées pour les sorties.
La trésorerie se porte bien, mais à une condition : que les LOTOS permettent de beaux bénéfices.
L’Assemblée remercie Catherine qui se  charge de récupérer la  subvention de chaque saison  auprès de la Mairie.
Elle est de 1000 €. L’assemblée remercie Catherine et bien sûr Monsieur le  Maire pour cette aide très importante.
Le rapport financier est mis au vote : adopté à l’unanimité.

4Budget prévisionnel :
La Présidente insiste sur le fait que chaque année, les dépenses sont calquées sur les recettes pour garder justement cet équilibre financier.
Un Budget prévisionnel est toutefois présenté, calqué sur les années précédentes.
Ce Budget prévisionnel est mis au vote : adopté à l’unanimité.

5 – Membres désirant entrer au Conseil d’Administration :
Raphaël S.– Brigitte P.
et Lucienne B.se présentent.
Les nouveaux membres sont soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale et l’assemblée approuve à l’unanimité leur entrée au Conseil d’Administration.
A compter de ce jour le Conseil d’Administration de La Culturothèque est donc composé des Membres suivant : Daniel P., Catherine L., Marité M., Eliane P., Liliane B. , Jean F.s, Néné G. Christine C., Charles M., Michèle N., Geneviève P.l, Martine L., Raphaël S., Brigitte P. et Lucienne B..
Les Membres du conseil d’administration sont tous convoqués à la réunion du 25 OCTOBRE avec pour ordre du jour : élection du bureau questions complémentaires.

6 QUESTIONS SUPPLEMENTAIRES
6 – 1Modification du SIEGE SOCIAL de la Culturothèque.
Michèle informe qu’en 2016  la communication avait été faite  à la Préfecture pour modifier le Siège Social et l’adresse du courrier. Seule l’adresse d’envoi du courrier a été prise en compte. Elle s’en est rendue compte lorsqu’elle a voulu effectuer la demande du n° Siren de l’Association pour obtenir la Subvention de la Mairie de Beaucaire.
Elle demande à l’Assemblée Générale de confirmer l’adresse du Siège Social qui est : 27 bd Joffre – 30300 BEAUCAIRE.
Changement d’adresse du Siège Social : approuvé à l’unanimité.

6 – 2 Augmentation des tarifs de La Culturothèque.
Le Trésorier, qui fait état des augmentations des prestataires, demande à l’Assemblée d’accorder la possibilité au Conseil d’Administration d’étudier une augmentation soit de l’adhésion, soit des tarifs pratiqués pour les sorties pour la saison 2023/2024.
La Présidente informe que cette question sera à l’ordre du jour du Conseil d’Administration du mois de Juin 2023 puisque ce Conseil se réunit chaque année en priorité pour préparer la rentrée de la saison associative.
Etude d’une possibilité d’augmentation des tarifs de La Culturothèque : approuvé à l’unanimité.

6 – 3  Frais financiers liés au Paiement Carte Bleue.
Françoise L. demande si on ne peut pas supprimer les frais liés au paiement Carte Bleue.
La Présidente répond que c’est impossible.
Ces frais étaient supportés au début par La Culturothèque mais qu’elle avait reçu de JOINLY un nouveau contrat  qui précisait que c’était aux adhérents à supporter les frais de carte bleue.
La Présidente précise également que du fait de ces frais la cotisation et les tarifs n’avaient pas été augmentés comme l’avaient  fait beaucoup d’Associations justement pour supporter ces frais « cachés ».
Il est rappelé que la cotisation de 50 € (soit 5 € par mois de fonctionnement) n’a pas été augmentée depuis 2001 (et que les tarifs pour les sorties avec un forfait de 20 € pour les sorties en Bus et 5 € pour les sorties en co-voiturage, correspondent en moyenne au tiers du coût payé par l’Association. D’autre part  les tarifs de l’atelier « Art et Couleur » sont inférieurs à ceux facturés par le Professeur de dessin et peinture et que des participations très importantes sont supportées par La Culturothèque pour des repas, des journées Thalasso par exemple ou autre et toutes les conférences sont gratuites malgré l’implication plus grande de conférenciers professionnels…. )
Comme on l’a vu dans le compte d’exploitation, les dépenses liées à la gestion de l’Association sont réduites au minimum et que la grande majorité des recettes est bien reversé pour la gestion des activités.
Il est donc très normal que les frais liés au Paiement Carte Bleue soient supportés par les Adhérents.
D’autre part la Présidente informe que la formule d’encaissement des recettes par la Carte Bleue ne sera pas remise en question car, comme cela avait été évoqué lors de précédentes assemblées, l’encaissement par la Carte Bleue apporte une transparence totale pour la comptabilité, et surtout une grande facilité de gestion, ce qui permet de libérer de l’énergie pour la gestion des activités.

6.4 Implication des adhérents aux LOTOS, au TELETHON.
Charles et Annie gèrent deux LOTOS chaque année qui apportent une aide considérable à la trésorerie.
Sans ces LOTOS il est évident que La Culturothèque ne pourrait pas fonctionner aussi bien.
Beaucoup d’adhérents en sont conscients, mais Charles déplore que de plus en plus d’adhérents ne se rendent pas compte qu’il faut participer.  « C’est « lassant » de voir que ce sont toujours les mêmes qui se démènent pour que d’autres répondent gentiment que le LOTO « n’est pas leur tasse de thé ».
La question est posée de savoir comment impliquer ces adhérents à participer ?
Cathy pose la question : comment participer ? Tous les moyens sont bons : faire de la publicité en distribuant des Flyers, en contactant ses amis et en les amenant au LOTO, donner des lots, des dons pour acheter des lots, faire de la pâtisserie, etc… etc.

Le constat est le même pour inciter les adhérents à participer au Téléthon car il faut comprendre que cet évènement est aussi très important pour l’Association car c’est grâce à cette implication que l’association est reconnue.
La question sera débattue en Conseil d’Administration pour essayer de trouver des solutions à amener les adhérents à prendre conscience de ces obligations.

Plus de question n’étant à l’ordre du jour, la Présidente demande à Monsieur le Maire de Conclure l’Assemblée : Monsieur le Maire fait part de son plaisir d’avoir découvert le dynamisme de notre Association et rend hommage à tous les Membres qui œuvrent pour la gestion de toutes ces activités qui permettent de créer ce lien social nécessaire à tous.

L’Assemblée Générale Ordinaire de La Culturothèque est levée à 18h15.

L’assemblée poursuit la soirée, en compagnie de Monsieur le Maire et de Mme THIEULOY Marie-Pierre,  autour d’un apéritif dînatoire avec des mets apportés par des adhérents ainsi que des pâtisseries et un pétillant offert par l’Association.